คุณเป็นเจ้าของธุรกิจที่ต้องทำทุกอย่างเองหรือเปล่าคะ ตั้งแต่ตอบแชทลูกค้าตอนตีสอง นั่งคีย์ข้อมูลยอดขายลง Excel ทีละบรรทัด หรือต้องมานั่งแพ็กของแปะชื่อที่อยู่เองจนหลังขดหลังแข็ง
ถ้าคำตอบคือ ใช่ แสดงว่าคุณกำลังตกหลุมพรางที่น่ากลัวที่สุดของคนทำ SME นั่นคือการจมอยู่กับ งานรูทีน หรืองานซ้ำ ๆ เดิม ๆ ที่กินเวลาชีวิตไปวันละหลายชั่วโมง
ในอดีต ระบบอัตโนมัติ หรือ Automation อาจจะเป็นเรื่องไกลตัวที่มีแต่บริษัทใหญ่ ๆ ทุนหนาเท่านั้นที่ทำได้ แต่ในปัจจุบันนี้เทคโนโลยีเปลี่ยนไปแล้วค่ะ เครื่องมืออัตโนมัติราคาถูกลงจนเหลือกาแฟแก้วละไม่กี่บาท แถมยังใช้งานง่ายจนคนเขียนโค้ดไม่เป็นก็ทำได้
งานเอกสารและบัญชี จุดเริ่มต้นที่คุ้มค่าที่สุด
งานที่น่าเบื่อและผิดพลาดบ่อยที่สุดคือการคีย์ข้อมูลค่ะ ลองจินตนาการว่าทุกครั้งที่มีลูกค้าโอนเงิน ระบบจะดึงสลิปมาตรวจสอบยอดอัตโนมัติ บันทึกรายรับลงโปรแกรมบัญชี และออกใบเสร็จส่งกลับไปให้ลูกค้าทางไลน์ทันที โดยที่คุณไม่ต้องกระดิกนิ้วเลยสักนิด
เดี๋ยวนี้มีโปรแกรมบัญชีออนไลน์หลายเจ้าที่ทำแบบนี้ได้ หรือใช้เครื่องมืออย่าง OCR ที่ช่วยแปลงภาพถ่ายบิลค่าใช้จ่าย ให้กลายเป็นตัวหนังสือแล้วบันทึกลงระบบให้เลย การทำแบบนี้ช่วยลดต้นทุนการจ้างพนักงานแอดมินมานั่งคีย์ข้อมูล และที่สำคัญคือบัญชีของคุณจะเป็นปัจจุบันตลอดเวลา รู้กำไรขาดทุนได้แบบเรียลไทม์
ตอบแชทลูกค้าไว ปิดการขายได้แม้ตอนหลับ
สำหรับ SME ที่ขายของออนไลน์ ความไวคือปีศาจค่ะ ลูกค้าทักมาตอนตี 1 ถ้าเราตอบตอน 8 โมงเช้า เขาอาจจะไปซื้อร้านอื่นแล้ว
การใช้ Chatbot หรือระบบตอบกลับอัตโนมัติ จึงไม่ใช่ทางเลือกแต่เป็นทางรอด ตั้งค่าคำถามที่พบบ่อย (FAQ) ไว้เลย เช่น ขอเลขบัญชี เช็กสถานะพัสดุ หรือสอบถามราคา ให้บอทช่วยตอบเบื้องต้นไปก่อน
หรือขั้นกว่าคือการเชื่อมระบบสต็อกเข้ากับแชท พอลูกค้าถามว่า “สีแดงมีของไหม” บอทสามารถเช็กสต็อกแล้วตอบได้ทันทีว่า “มีค่ะ กดสั่งได้เลย” ระบบพวกนี้ทำงาน 24 ชั่วโมงไม่มีบ่น ไม่ต้องจ่ายโอที และไม่ลาป่วย ช่วยลดต้นทุนทีมซัพพอร์ตได้มหาศาล
การตลาดที่ไม่ต้องเฝ้าหน้าจอ
การโพสต์คอนเทนต์ลงโซเชียลมีเดียให้สม่ำเสมอเป็นเรื่องสำคัญ แต่การต้องมานั่งตั้งนาฬิกาปลุกเพื่อกดโพสต์ทุกวันเป็นเรื่องที่เสียเวลามาก
ใช้เครื่องมือประเภท Social Media Scheduling เพื่อตั้งเวลาโพสต์ล่วงหน้าไปเลยทั้งเดือนค่ะ หาเวลาว่างสัก 1 วันทำคอนเทนต์ให้เสร็จ แล้วโยนเข้าโปรแกรมจัดตารางไว้ ทีนี้คุณก็จะมีเวลาไปทำอย่างอื่นได้อีก 29 วันที่เหลือ
รวมถึงการทำ Email Marketing Automation ด้วย เช่น เมื่อลูกค้ากดสมัครสมาชิกใหม่ ระบบจะส่งอีเมลต้อนรับและคูปองส่วนลดไปให้ทันที หรือเมื่อถึงวันเกิดลูกค้า ระบบจะส่งคำอวยพรพร้อมของขวัญไปให้ สิ่งเหล่านี้สร้างความประทับใจได้โดยที่คุณไม่ต้องมานั่งจำวันเกิดลูกค้าเอง
เชื่อมทุกแอปฯ เข้าด้วยกันด้วยตัวเชื่อมมหัศจรรย์
ปัญหาของ SME คือเราใช้หลายเครื่องมือ ข้อมูลลูกค้าอยู่ใน Facebook รายชื่ออีเมลอยู่ใน Google Sheets และใบแจ้งหนี้อยู่ในโปรแกรมบัญชี เวลาจะย้ายข้อมูลทีก็ต้องก๊อปวางไปมา
ทางแก้คือการใช้เครื่องมือประเภท Automation Platform (เช่น Zapier หรือ Make) มาเป็นกาวใจเชื่อมทุกอย่างเข้าด้วยกัน
เช่น คุณสามารถตั้งค่าว่า “ทันทีที่มีคนกรอกฟอร์มสนใจสินค้าบนหน้าเว็บ ให้ส่งชื่อเบอร์โทรเข้าไลน์กลุ่มทีมเซลล์ และส่งอีเมลข้อมูลสินค้าไปหาลูกค้าคนนั้นทันที” กระบวนการนี้เกิดขึ้นในเสี้ยววินาที ลดรอยต่อการทำงาน และทำให้ไม่มีรายชื่อตกหล่นแม้แต่คนเดียว
อย่ากลัวที่จะเริ่ม เริ่มเล็ก ๆ ก็เห็นผล
หลายคนไม่กล้าเริ่มเพราะกลัวว่าระบบจะซับซ้อน หรือกลัวพนักงานจะต่อต้าน เคล็ดลับคือ เริ่มจากจุดที่เจ็บปวดที่สุดก่อน ค่ะ ลองดูว่างานไหนที่ทีมงานบ่นว่าน่าเบื่อที่สุด หรือเสียเวลาทำนานที่สุด แล้วเอาระบบไปแก้ตรงจุดนั้นก่อน พอพนักงานเห็นว่าชีวิตเขาดีขึ้น ได้กลับบ้านเร็วขึ้นเพราะไม่ต้องทำงานถึก ๆ พวกเขาจะเปิดใจรับเทคโนโลยีเอง
การเปลี่ยนงานรูทีนให้เป็นอัตโนมัติ ไม่ใช่การลดคนเพื่อประหยัดเงินเพียงอย่างเดียว แต่เป็นการ ยกระดับคน ของคุณให้มีคุณค่ามากขึ้น
แทนที่จะจ้างคนมานั่งตอบคำถามเดิม ๆ หรือคีย์ข้อมูลซ้ำ ๆ สู้เอาคนเหล่านั้นมาฝึกทักษะการขาย การวิเคราะห์ข้อมูล หรือการดูแลลูกค้าเชิงลึกดีกว่า ต้นทุนที่คุณลดได้จากความผิดพลาดและเวลาที่เสียไป จะกลายเป็นกำไรเนื้อ ๆ ที่ทำให้ SME ของคุณเติบโตได้ไวกว่าคู่แข่งแน่นอนค่ะ
